档案管理手段现代化，就是以现代信息管理技术、缩微技术、扫描技术、图像处理技术、存储技术、数据库及网络技术等实现档案管理工作中的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计等工作的现代化。无论纸质档案、声像档案、磁质档案或光电档案，要真正实现其管理工作的现代化，实现档案管理工作各个环节管理手段的现代化是核心内容，当然档案管理工作现代化是个系统工程，各个环节都是相辅相成的。
目前以计算机技术为核心的信息系统管理技术和网络技术在国土资源局档案管理工作的应用，就是国土资源局电子档案管理信息现代化的代名词。

系统总体结构

　　通过扫描仪或数码相机将案件办理过程中形成的档案以及历史档案转化成电子档案方便查询和审批。纸质档案的管理具有档案接收、录入、上架入库、档案查档利用的管理。
　　由于办公自动化系统、CAD 的全面应用，数字化电子文件的数量与日俱增，随着无纸化办公进程的推进，数字化电子文件的管理和归档工作将越来越重要与迫切。

系统简介

国土档案是政府职能部门依照法律规定，代表国家对土地所有权、使用权及相关权利进行登记、确认和规范的管理活动中形成的，反映权利人、土地自然状况及土地使用状况，具有法律凭证价值，应当归档保存的各种载体的文件材料。土地档案主要记录和反映了土地权利人及土地、用地状况的演变，包括土地使用权及土地演变和土地纠纷处理的结果及其过程。
　　土地使用权登记申请书，记载土地登记申请人对土地使用权利的申报及申请人的有关情况；
　　申请人的身份证明材料；
　　土地权属证明材料；
　　申报土地使用的有关合同或法律证据。
　　以上材料由申请人提供，称为登记收件要件，一般为原件。在确权审批过程中同形成了一系列审批文档：
　　土地使用权调查表；
　　土地测绘及分幅图、勘测记录、照片等。
　　所有这些文档是土地使用登记全过程的真实记录，是土地管理的重要基础资料，是永久性保存的档案。
　　此套电子档案管理系统是专门为从事国土资源管理单位档案著录归档、档案检索、档案利用等管理需要设计开发的。档案管理系统基于大型数据库设计，可以适应各层次的需求。涵盖了档案管理各方面的业务内容，具有功能全面、操作简单、分类清晰、统一性与灵活性相结合，权限管理合理健全等特点。

国土资源局电子档案管理系统包含档案录入子系统、档案利用子系统、系统管理三个部分。

档案录入子系统：
　　将档案具体内容电子化，确定档案原始资料的种类数量，对档案原始资料进行扫描，对录入的档案信息及扫描结果进行审查，验证录入档案的正确性。

档案利用子系统：
　　能根据多种条件查询到满足条件的档案，模拟档案管理人员从档案室查看档案，对档案按多种情况进行统计，并产生统计图表，打印系统所需要的多种信息。

国土资源局虚拟档案馆：
　　虚拟档案管理采用图形开发，集成图象压缩剪切处理、数据库管理技术，任意打开档案柜，动态显示实物档案，可任意激光打印输出。
　　系统的应用可彻底改变目前手工档案管理的模式，可按地籍号上架，也可按业务流水号上架，通过网络可设置任意多台查询终端，极大地提高了档案查阅速度，提高了档案利用率。
　　系统与业务系统集成，可实时动态时查阅正在办理的档案收件，在业务办理过程中也可随时查阅档案库房，这一切，将对目前的档案管理产生深远的影响。

系统管理：
　　实现用户管理、用户密码重置、修改密码；实现系统的功能管理，角色列表，系统参数管理、数据字典管理，系统日志列表，业务日志列表。

技术特点：